Ako naceniť web a kto to zaplatí?

Opakovane sa stretávam s tým, že zadávatelia webov chcú vedieť cenu webu ešte pred zahájením akýchkoľvek prác. Chcú si porovnať viacero ponúk a vybrať tu najlepšiu. Prečo je to pre nás dodávateľov problém?

Odhadnúť cenu dopredu je možné v prípade, keď dodávateľ veľmi rýchlo pochopí zadanie a existuje jednoduché riešenie, ktoré je ideálne z veľkej časti hotové. Práce sú bez zásadných úprav, prispôsobovania alebo dopĺňania. Nazvime to pravým menom: krabicové riešenia.

Nič proti krabicovým riešeniam. Často dávajú zmysel, postačujú a fungujú. Ak je to možné, použite ich a prostriedky investujte radšej do kvalitného obsahu alebo prilákania návštevnikov na web.

Web na mieru 

Chceme web, nevieme čo na ňom má byť, ale máme približnú predstavu na čo má slúžiť:

Chceme prostredníctvom webových stránok získať nových obchodných partnerov a zjednotiť objednávkový proces tak, aby nám čo najviac poptávok chodilo prostredníctvom webu.

V tomto momente zadávateľ nemusí tušiť ani počet núl výslednej ceny nových webových stránok a my ako dodávateľ na tom o moc lepšie nebudeme. A to je v poriadku. Poptávka sa totiž nenaceňuje. Potrebujeme poptávku transformovať na zadanie. Čím podrobnejšie, tým presnejšia cena.

Naceňujete poptávku? Nerobte to!

Občas to robia obchoďáci, ale na to sme tu my - designéri a stratégovia, aby sme ich v tom stopli a najprv pochopili problém a vytvorili zadanie. Transformáciu poptávky na zadanie rieši návrh webu.

Náročnosť návrhu môže byť rôzna. Môže mať podobu rozhovoru so zadávateľom a párhodinového skicovania. Pri našich projektoch je to však skôr záležitosť niekoľkomesačného procesu, ktorý obsahuje rôzne formy užívateľského výskumu, prototypovania či testovania.

Pri návrhu je potrebné vyriešiť pár zásadných vecí:

• Pochopiť zámer alebo problém - napr. čo znamená získať obchodného partnera? Je to záležitosť jedného telefonátu alebo polročného snaženia sa obchodného oddelenia?
• Získať relevantné informácie, ktoré nám pomôžu lepšie pochopiť problém, motiváciu potencionálnych zákazníkov či situáciu na trhu
• Rozpracovať možné riešenia a vybrať to najvhodnejšie
• Otestovať životaschopnosť riešenia
• Napomôcť zhmotneniu riešenia, typicky vo forme odkomunikovania navrhnutého riešenia ďalším špecialistom 

♦ ♦ ♦

Aj návrh webu (zadanie) potrebuje cenovku

Len veľmi malá časť zadávateľov má záujem o návrh webu. Primárnym cieľom je mať webové stránky. Zadávatelia sú pripravení platiť za tvorbu webu. Lenže k tvorbe je potrebné sa dopracovať. Brief od zadávateľa neobsahuje všetky potrebné informácie. Preto musíme pred samotnou tvorbou webu najprv sformulovať zadanie a zadávateľovi vysvetliť jeho význam.

Často sme konfrontovaní s otázkami typu:

• Koľko vám bude trvať, kým z poptávky spravíte zadanie?
• Kedy budeme vedieť cenu za tvorbu stránok?
• Je to skutočne potrebné, veď iný dodávateľ mi cenu vedel povedať hneď?

Naša pozícia je veľmi nevýhodná. Zadávatelia za vytvorenie zadania nechcú platiť. Navyše, my na začiatku nevieme povedať ani to, koľko zaplatia za vytvorenie zadania a nie to ešte za tvorbu webu samotného. Vieme poskytnúť rámcové informácie, na základe obdobných realizovaných projektov.

Pre presnejšie informácie potrebujeme odpracovať časť hodín z návrhu stránok. Musíme spoznávať, zisťovať, počúvať, komunikovať. Pri jednoduchších projektoch je to otázka 10-20 hodín, pri náročnejších 40-60 hodín. Následne vieme povedať, čo bude potrebné spraviť, aby vzniklo zadanie.

Nacenenie prác v spojitosti s návrhom. Veľa rozhovorov, zisťovania, popísaných papierov a poznámok, na ktoré nestačí ani monitor na výšku.

♦ ♦ ♦

Kto zaplatí nacenenie zadania?

Kto a kedy má zaplatiť úvodné desiatky hodín, ktoré sú potrebné pre to, aby sme nastavili proces návrhu webu? Balík úvodných hodín sme sa po vzore iných agentúr už pokúšali predať ako samostatnú službu. Niektoré agentúry totiž robia to, že úvodnú časť prác si nechajú dopredu zaplatiť, typicky formou úvodného plateného workshopu. 20-30 tisíc na stôl a agentúra zistí, čo chce zadávateľ realizovať a stanový postup ako na to. Tiež sme to už par krát podobne skúsili. Reakcia jedného riaditeľa bola veľmi zaujímavá:

Pán Chyľa, ja som v živote neplatil za cenovú ponuku ani za to, aby niekto prišiel zisťovať, čo od neho chcem. A teraz s tým nebudem začínať. Neviem ako si to predstavujete vy, ale ja od Vás očakávam cenovú ponuku. Ak sa potrebujete stretnúť a získať ďalšie informácie tak kľudne, ale kým nebudem vedieť koľko to bude celé stáť, tak nič platiť nebudem.

Ako by ste reagovali ako dodávateľ vy?

Pri prvotnom kontakte nám spoločnosť podala dosť nesúrodé informácie. Skôr to vyzeralo, že presne nevedia formulovať svoj zámer, cieľovú skupinu ani očakávania ohľadom výsledku. Bude to pravdepodobne trvať, kým to spoločne so zadávateľom rozumne sformulujeme. Odpracujeme na tom pár desiatok hodín na naše náklady. Či následne prejde cenová ponuka je otázne.

V tomto konkrétnom prípade sme úvodnú časť prác zrealizovali bezplatne. Získali sme všetky potrebné informácie. Nastavili proces, nacenili ho a odhadli rámcovú cenu budúcej tvorby weby. Cenová ponuka bola akceptovaná a projekt sme začali realizovať.

Nemusí to vždy vyjsť

Pri inom projekte sme odpracovali niečo viac ako 50 hodín prác a komunikáciou strávili ďalších 10. Zaslali sme cenovú ponuku a zadávateľ si vybral konkurenčného dodávateľa.

Bezplatne odpracované hodiny na nerealizovanom projekte. Občas to dopadne, občas nie. Rátajte s tým, že bezplatne odpracované hodiny na konkrétnom projekte vám nik nemusí zaplatiť. Príkladom môže byť jeden náš projekt - moje odpracované hodiny vidíte na obrázku.

♦ ♦ ♦

Nacenenie ako zložka hodinovky

V Liquide vstupujeme do väčšiny projektov s tým, že odpracujeme časť práce zadarmo a dúfame, že sa nám to neskôr v priebehu projektu vráti. Samozrejme rátame aj s tým, že to občas neklapne. Niekedy je vhodný iný dodávateľ, niekedy zistíme, že zadávateľ potrebuje vlastne niečo iné ako poptal.

Kto však zaplatí tie desiatky nezaplatených a odpracovaných hodín? Ten, kto platí našu hodinovku. Nezaplatené hodiny na projekte sú režijné náklady ako každé iné. Je to presne taký náklad, ako klimatizácia alebo to, že máme vo firme človeka na dane. Nerealizované projekty s nezaplatenými hodinami sú len jeden z dôvodov prečo je naša hodinovka taká, aká je.

♦ ♦ ♦

Čo robíme na projekte prvé desiatky hodín?

Ako sa stratia desiatky odpracovaných hodín spojených s prvotným spoznávaním klienta, zámeru a naceňovaním tvorby zadania:

• Prvé stretnutie s klientom (1-2h) - úvodná kávička, kto sme, kto ste, čo robíme, čo robíte
• Práca designéra (15-30h) - typicky predimplementačná analýza formou workshopu u klienta, súčasťou je príprava na workshop a spracovanie získaných informácií
• Spracovanie dostupných dát (2-10h) - analytics, search console, prehľad objednávok, verejne dostupné dáta
• Interná komunikácia (2-6h) - naša práca nie je one-man show, komunikujeme či do projektu pôjdeme, vymieňame si skúsenosti s podobných projektov (hodina komunikácie dvoch zamestnancov sú dve hodiny práce)
• Plán projektu a cenová nabídka návrhu (2-10h) - ideálne aj rámcový odhad ceny tvorby stránok
• Komunikácia s klientom (5-10h) – priebežné spresňovanie a dopĺňanie informácií, predstavenie procesu a cenovej nabídky

Nacenenie zadania a naplánovanie procesu návrhu webu je veľmi rôznorodé. Najzásadnejšiu rolu zohráva náročnosť samotného projektu. Záleží však aj na skúsenostiach dodávateľa.

♦ ♦ ♦

Výberové konania a cena webových stránok

Našich 60 bezplatne odpracovaných hodín je stále ešte dobrá bilancia v porovnaní s tým, čo sa deje pri výberových konaniach. Pri nich sa nezaplatené hodiny len tak kopia. Počas nášho interného výskumu so zadávateľmi webov sme sa dostali k respondentovi, ktorý nám priblížil proces realizácie výberového konania a redesignu webu jednej nemenovanej spoločnosti. Povedzme to tak, že referenciu od tejto spoločnosti by sme veľmi radi mali vo svojom portfóliu aj my.

Poptávka na redesign spoločnosti obsahovala stručný popis zámeru, popis spoločnosti, cieľovky a jasné inštrukcie:

Požadujeme grafický návrh hlavnej stany a detailu produktu spolu s cenovou ponukou na tvorbu webu.

Priebeh výberového konania

Poptávka bola rozposlaná piatim vybraným firmám. Medzi nimi menšia agentúra, ale aj veľké a známe štúdia. Dodávatelia získavali ďalšie informácie, pýtali sa, snažili sa získať informácie o rozpočte. Rozpočet bol v spoločnosti stanovený len rámcovo, na základe ceny minulého webu. V spoločnosti si však neboli istý správnosťou rámcového rozpočtu, preto ho navonok nekomunikovali.

Ako môže zadávateľ odhadovať cenu? Napríklad na základe ceny posledného redesignu:

Výsledné cenové ponuky dodávateľov boli veľmi zaujímavé. Najvyššia ponuka bola sedemnásobkom najnižšej. Len pre názornosť niektoré z cenových ponúk prekračovali hranicu jedného milióna. Bez ohľadu na to, ktorá agentúra výberové konanie vyhrala, tak zvyšné agentúry odpracovali hodiny zadarmo. O to viac bolo zaujímavé počúvať, ako jeden z neúspešných kandidátov zrealizoval pri príprave cenovej nabídky na svoje náklady aj užívateľský výskum.

Nezaplatené hodiny 

Nechcem to presne počítať, ale ak agentúra zrealizuje na vlastné náklady užívateľský výskum, navrhne grafickú podobu vybraných stránok, naplánuje procesy, pripraví cenovú ponuku a odprezentuje svoj návrh, tak to pravdepodobne nestihne za 60 hodín. A ak rátam s tým, že to nemusí aj tak vyjsť, tak to musím mať sakra dobre spočítané.

Ak toto číta freelancer alebo človek z menšej agentúry, tak odporúčam, aby ste zvážili či sa chcete zúčastňovať takýchto výberových konaní. Za mňa je to ekonomicky nezmyselné postaviť sa vedľa niekoho, kto do nezaplatenej prípravy môže vložiť sto a viac hodín a je s tým v pohode.

♦ ♦ ♦

Chcete web?

Veľa aspektov naceňovania sa bude odvíjať od toho či bude potrebné tvoriť web na mieru alebo postačí krabicové riešenie. Je dosť možné, že to sami nezistíte. Hľadajte niekoho, kto vám to pomôže zistiť. Hľadajte niekoho, kto vám navrhne a nacení postup. Pripravte sa však na to, že viacero dodávateľov nemusí rátať z úvodnými nezaplatenými hodinami a bez plateného úvodného workshopu nezačne pracovať.

Dajte si pozor, aby vám dodávateľ netlačil za každú cenu riešenie, ktoré nepotrebujete. Nechávam na každého uvážení, koľko firiem má to svedomie stráviť desiatky hodín práce pri vstupe do projektu a potom povie zadávateľovi, že vlastne potrebuje iné riešenie od konkurenčného dodávateľa.

Úvodný workshop alebo bezplatná cenová ponuka?

Nechávam na zvážení každého zadávateľa ako k výberu dodávateľov pristúpi: či si zaplatí za úvodný workshop alebo si nechá vypracovať bezplatnú cenovú ponuku a zaplatí za úvodné hodiny dodávateľa v hodinovke pri ďalších prácach. V každom prípade je potrebné rátať s tým, že ak dodávateľ na začiatku určité hodiny odpracuje zadarmo, tak sa niekde v cene určite objavia.   

A záverom ešte jedna rada: ak máte rozpočet alebo svoje predstavy o cene je treba s nimi taktiež nakladať dostatočne obozretne. Kedy je dobré rozpočet prezradiť a kedy naopak nie? Odpovie kolega Marek s 10 ročnými skúsenosti s cenotvorbou webových projektov.

 ♦ ♦ ♦

Vaše skúsenosti s cenou webu?

Účtujete si svoje úvodné hodiny na projekte dopredu, máte ich v hodinovke alebo sa ich snažíte čo možno najviac minimalizovať? Ako dlho vám typicky trvá, kým zistíte čo budete robiť, stanovíte postup a cenu práce? A čo vy zadávatelia, aký obchodný model svojich dodávateľov preferujete?

Budem rád, keď sa podelíte o svoje skúsenosti v komentároch.

-- Cover Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash

Vytvoríme zadanie webu aj vám